Secretary
秘書
讓資訊、紀錄、提醒與交接都準時到位。
工作節奏記錄、提醒、串接
Core purpose
這個職務在解決什麼問題
秘書是社內行政核心，確保社務運作順暢；主要負責文書檔案、會議紀錄、對內對外通訊聯繫、人事資料與例會管理，並與社長緊密合作。
Do the work
核心工作
- 掌管文書檔案、雲端整理、會議紀錄與建檔。
- 記錄例會、理事會與重要會議內容。
- 發送與轉發公告、活動通知、例會資訊與地區資訊。
- 與輔導社對接，協助社長佈達訊息。
- 協助人事管理，維護社員、準社員、新社員、幹部與理事資料。
- 協助社長追蹤例會籌備與各委員會進度。
- 例會中協助例會用品、秘書報告與下次例會資訊。
- 例會後收集簽到單、照片，統計社員出席率，整理來賓資料。
- 定期更新社團行事曆，提醒社內活動時程。
- 參與社長秘書會議，追蹤秘書獎評資料。
- 處理社慶、就職賀詞邀請，並與社長一同跑社。
Keep moving
例行節奏
- 例會前追蹤籌備、確認委員會進度與活動提醒。
- 例會中執行秘書報告與例會行政支援。
- 例會後處理簽到、照片、出席率、來賓資料與紀錄歸檔。
- 每月或每季更新雲端、社員通訊錄、幹部理事名單與行事曆。
- 每兩個月參與地區社長秘書會議。
Award evidence
獎評重點
- 參與地區社長秘書會議 25 分。
- 2026/07/31 前更新社員、幹部及理事名單 10 分。
- 每一季定期更新社員、幹部、理事名單與社上行事曆 30 分。
- 出席社領導人學習研討會 5 分。
- 出席公式訪問 6 分。
- 轉發例會資訊至 26-27 年度社長秘書 LINE 群組，邀請友社參加社內例會 24 分。